Tener una clara organización de las licencias de una empresa es un ítem importante en el manejo de activos. Es necesario tener herramientas administrativas para el inventario de licencias asignadas.
En este módulo puede gestionar la información de las licencias de software y dar seguimiento a ellas con las siguientes opciones:
- Identificar el inventario de licencias disponibles.
- Establecer la asignación de licencias a dispositivos.
- Conocer las licencias que tengan un término de tiempo definido.
- Ser alertado de las licencias a vencer.
- Asignar el tipo de licencia adquirida, el valor de compra, la cantidad, la fecha de compra y de activación.
- En caso de requerir complementar la información, es posible crear campos adicionales.
Podrá exportar la lista de licencias en Excel o PDF, y filtrar las licencias existentes según los siguientes criterios:
- Licenciamiento:
- Excedido: Hay un 20% más de licencias compradas que dispositivos con el software instalado.
- Incompleto: Falta al menos una licencia para igualar la cantidad de dispositivos con el software instalado.
- Nivelado: Cualquier otro caso.
- Vencimiento:
- Por vencer: Al menos 1 paquete de licencias está a 1 mes de vencerse.
- Vencido: Existe una lista de paquetes, y todos están vencidos.
- Actualizado: Cualquier otro caso.
- Asignación
- Sin asignar: Hay al menos un paquete con licencias sin asignar.
- Asignadas: Cualquier otro caso.
Crear un nuevo licenciamiento
Para crear un nuevo licenciamiento despliegue el menú Más opciones y seleccione Licenciamiento.
En el formulario, diligencie el nombre del software licenciado y seleccione el software relacionado con el licenciamiento. Luego haga clic en Crear.
Para asignar las licencias diríjase a la pestaña Compras, despliegue el menú Más opciones y elija Nueva compra.
Diligencie los datos del paquete de licencias y haga clic en Guardar.
Para relacionar los dispositivos licenciados vaya a la pestaña Dispositivos licenciados, despliegue el menú Más opciones y elija Asignar licencias.
Seleccione los equipos a licenciar y haga clic en Asignar. En esta pantalla se visualizan los equipos que tienen el software relacionado al licenciamiento y los que aún no lo tienen.
⚐ Nota: Desde esta pantalla puede descargar un archivo xlsx (Excel) con los dispositivos, para esto dar clic en Más opciones > Exportar > Excel
En la pestaña Alertas y notificaciones podrá configurar alertas y notificaciones por correo, cuando las licencias cumplan las condiciones configuradas en cada opción.
⚐ Nota: para que la notificación de correo llegue al destinatario, es necesario que el dispositivo tenga un usuario responsable asignado, este usuario debe existir en ADM y tener un correo asociado.
Las posibles configuraciones son las siguientes:
- Generar una alerta antes de un tiempo que puede ser en días, meses o años antes de vencer una licencia.
- Generar una notificación de correo electrónico antes de un tiempo que puede ser en días, meses o años antes de vencer una licencia.
- Enviar un correo al asignar una licencia a un dispositivo.
- Enviar un correo al remover una licencia a un dispositivo.