El sistema permite crear casos automáticamente a partir de correos electrónicos enviados a la dirección configurada para el Servidor de entrada.

Precondiciones:

Para la creación de casos por correo es necesario tener configurada la funcionalidad de Servidor de entrada en el sitio de administración. Ver Configuración de correo electrónico

Creación de caso

1. Redacte un correo dirigido a la dirección configurada para el servidor de entrada, indicando en el asunto un título breve del problema, describiendo el incidente en el cuerpo del mensaje.

2. Una vez procesado el correo, el sistema crea el caso con la información enviada.

Creación de casos con asignación automática de CI

Si en el cuerpo del correo se incluye el tag especial {RelatedCI=}, el sistema intentará asignar automáticamente el elemento de configuración (CI) correspondiente al nuevo caso.

1. Redacte un correo dirigido a la dirección configurada para el servidor de entrada, indicando en el asunto un título breve del problema, describiendo el incidente en el cuerpo del mensaje e incluyendo el tag {RelatedCI=NombreExactoDelCI}.

2. El sistema identifica el tag {RelatedCI=}, extrae el valor especificado, valida la existencia de un CI con coincidencia exacta en el proyecto y procede a asignarlo automáticamente al nuevo caso como CI principal.

⚐ Consideraciones importantes:

• La coincidencia del nombre del CI debe ser exacta.
• Si el CI no existe o no pertenece al proyecto, el sistema no asignará ningún CI.
• En correos con múltiples tags o tags mal formados, solo se procesarán aquellos que tengan un formato válido.
• En correos de respuesta a notificaciones, los tags {RelatedCI=} son ignorados.

Creación de casos con asignación automática de CI por inteligencia artificial

La funcionalidad de asignación automática de CI utiliza inteligencia artificial para evaluar la coincidencia entre los campos del formulario del caso (Asunto, Descripción y Categoría) y los atributos de los CIs disponibles (Marca, Categoría, Descripción, ID, Fabricante, Modelo, Nombre y Serial). Con base en esta evaluación, el sistema identifica y asigna automáticamente el CI más relevante como CI principal del caso.

Para que esta funcionalidad esté habilitada, es indispensable que la acción “Asignación de CI” esté previamente configurada en el sitio de administración. Ver Configuración de Asignación de CI

1. Redacte un correo dirigido a la dirección configurada para el servidor de entrada. Incluya un título en el asunto del correo y describa la solicitud en el cuerpo del mensaje.

2 . Durante el procesamiento del correo para la creación del caso, si el Asunto y/o la Descripción coinciden con uno o varios CIs asociados al usuario (ya sea por responsabilidad o por uso), el sistema asignará automáticamente el CI más relevante como CI principal una vez se genere el caso.