La pestaña Tareas muestra las tareas creadas automáticamente para la gestión del caso según la configuración realizada en la consola de administración. También puede agregar tareas manualmente; para ello, haga clic en el botón Nueva Tarea.
Aparecerá el formulario con los campos Asunto, Descripción, Modelo, Estado, Relación, Razón, Grupo responsable y Responsable. Si el modelo elegido no tiene tiempos definidos, se habilitan para edición Duración y Fecha de inicio, mientras que Fecha final permanece bloqueado, ya que resulta del cálculo entre la duración, la fecha inicial y el calendario del caso padre. Una vez ingresada la información en las pestañas Tarea y Datos Adicionales, haga clic en Guardar.
La tarea quedará en modo de edición y podrá modificar la información en los formularios que se muestran en cada pestaña del lado derecho de la pantalla.
⚐ Notas:
- Al crear o editar una tarea, la fecha inicial debe tener en cuenta la zona horaria del especialista que la registra. Así, si el equipo en el que se creó la tarea no corresponde con la zona horaria del especialista, al guardar dicha fecha, esta quedará registrada con la zona horaria del especialista, aunque en la consola se visualice la hora del equipo.
- Los campos de duración y fecha inicial solo serán editables en la creación y en el estado inicial de la tarea.
- El campo de fecha final se calcula de acuerdo con la zona horaria del calendario asignado al caso, permitiendo visualizar este campo en una fecha y hora no laboral.
- Si en la consola de ASMSAdministrator está configurada la opción Recalcular fechas de tareas sucesoras para el modelo de tareas, al cerrar una tarea predecesora, la fecha de inicio de la tarea sucesora se ajustará automáticamente a la fecha final real de la tarea predecesora. Ver modelo de tareas.
Ejemplo: Si el calendario fue configurado con zona horaria -3 Brasilia y se crea una tarea con un especialista en Bogotá, el calendario para Bogotá se corre dos horas más tarde.
La pestaña Relaciones muestra las tareas predecesoras y sucesoras según el flujo configurado en la consola de administración.
El ícono de filtro permite filtrar el listado por tareas sucesoras, predecesoras, abiertas y cerradas.
Es posible crear tareas relacionadas y definir durante la creación de tareas si serán sucesoras o predecesoras.
1. Abra una tarea existente en el caso. 2. Sobre los tres puntos en la parte superior derecha, seleccione la opción Relaciones. 3. Haga clic en el botón Nueva tarea. 4. Al seleccionar el modelo, los demás campos del formulario se desbloquean y al desplegar la opción Relación, podrá seleccionar entre las opciones sucesora o predecesora.
En la pestaña Tareas, en la edición del caso, puede eliminar tareas haciendo clic en el ícono.
⚐ Nota: Solo es posible eliminar tareas que se hayan creado manualmente y que se encuentren en un estado inicial.
Tiempos de tareas
Los campos Duración, Fecha de inicio, Fecha final, Fecha de inicio real y Fecha fin real, junto con la tabla de tiempos de la tarea, se comportan de manera distinta según el modelo seleccionado tenga o no un tiempo configurado en la consola de ASMSAdministrator. Ver Tiempos.
⚐ Notas:
- Una vez los campos de tiempo o la tabla de tiempos se visualizan en la tarea, permanecen a la vista durante el resto de su ciclo de vida.
- Al cambiar el modelo, la tarea se comporta como un registro nuevo: los tiempos y el progreso se limpian y se calculan de acuerdo con el tiempo definido para el modelo seleccionado.
Modelo sin tiempo configurado
El progreso empieza a avanzar cuando se cumple la fecha de inicio de la tarea, siempre que el calendario del caso padre se encuentre activo, y deja de contar únicamente cuando el registro se cierra.
Después de guardar, los campos Duración y Fecha de inicio continúan siendo editables mientras la tarea permanezca en estado inicial.
Fechas reales según el cambio de estado
Los campos Fecha de inicio real y Fecha fin real se diligencian de forma automática y no permiten edición:
| Cambio de estado | Resultado |
|---|---|
| Del estado inicial a un estado intermedio | Fecha de inicio real registra la fecha y hora del cambio; Fecha fin real continúa vacía; los campos Duración, Fecha de inicio y Fecha final quedan bloqueados. |
| De un estado intermedio al estado final | Fecha fin real registra la fecha y hora del cambio. |
| Del estado inicial directamente al estado final | Fecha de inicio real y Fecha fin real registran la fecha y hora del cambio. |
Modelo con cronómetro configurado
Cuando el modelo tiene un cronómetro definido, la información de tiempos aparece en la tarea cuando alcanza el estado inicial establecido en dicho cronómetro. Antes de ese punto, los campos y la tabla permanecen ocultos y sin valor en la base de datos.
El progreso avanza cuando la tarea ingresa al estado inicial configurado en el cronómetro de la tarea, siempre que el calendario del caso padre esté activo y el estado actual se encuentre marcado para contar dentro del cronómetro configurado. El avance se detiene cuando el registro pasa a un estado que no está marcado para el conteo, cuando alcanza el estado final del cronómetro o cuando llega al estado final de la tarea.
| Campo | Valor |
|---|---|
| Duración | Tiempo configurado para el modelo, se visualiza cuando la tarea ingresa al estado inicial configurado en el cronómetro. |
| Fecha de inicio | Se diligencia con la fecha actual del cambio en la tarea, cuando la tarea ingresa al estado inicial configurado en el cronómetro. |
| Fecha final | Cálculo entre la duración, la fecha inicial y el calendario del caso padre. |
| Fecha de inicio real | Se diligencia con el primer cambio de estado de la tarea. |
| Fecha fin real | Se diligencia cuando la tarea ingresa al estado final configurado en el cronómetro del modelo. |
| Tabla de tiempos | El progreso avanza de acuerdo a los estados marcados para el conteo y el calendario del caso; la fecha estimada coincide con la fecha final y la fecha real coincide con la Fecha fin real |
Los campos Duración, Fecha de inicio y Fecha final se muestran bloqueados.
Tiempo pausado y recálculo de fechas
Cuando la tarea pasa a un estado que no está marcado para contar, el progreso y el tiempo se detienen y el cronómetro informa el tiempo pausado. Al ingresar nuevamente a un estado marcado para el conteo, el avance continúa desde el valor acumulado y los campos Fecha final y Fecha estimada se recalculan de acuerdo con la duración de la pausa y el calendario del caso padre.
Si el registro pasa a un estado final, el tiempo, el progreso, la fecha final y la fecha estimada conservan sus valores y el mensaje de tiempo pausado desaparece. Ver Tiempos pausados.
Actualización del tiempo y del progreso
En la pestaña Detalles de la tarea, al hacer clic en la opción para actualizar el tiempo se refrescan el tiempo y el progreso presentados en dicha pestaña, junto con el progreso que se visualiza debajo del estado de la tarea.