Creando Facturas
1. Para crear o configurar una factura, ingrese a la consola de administración de ASMS, en la sección de Finanzas del menú principal, seleccione la opción Facturas. Defina un proyecto sobre el cual crear la factura y en la vista de información seleccione el botón Nuevo; en la Vista Detalle podrá definir la información básica de la factura.
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2. En la Vista detalle de Facturas en la consola de administración de ASMS, seleccione la pestaña Detalles, donde podrá completar los datos requeridos en la factura como:
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Campo | Descripción |
---|---|
Número | Ingrese el número de la factura. |
Valor | Dato correspondiente al valor de la factura. |
Clase | Seleccione la clase de la factura (de proveedor o de cliente). |
Proveedor/Compañía | seleccione el proveedor o compañía (cliente). |
Fecha | Ingrese la fecha ingrese de la factura. |
Descripción | Ingrese una descripción de la factura. |
3. Al terminar de configurar la información básica de facturas, Haga clic en Guardar para confirmar los cambios realizados; en la Vista detalle de la consola de ASMS, se habilitan las pestañas Histórico, Centro de costo, CIs, Documentos y Archivos.
4. En la Vista detalle de campos adicionales en la consola de administración de ASMS, seleccione la pestaña Histórico, donde podrá ver todos los ajustes y que se hayan generado sobre la factura y puede agregar anotaciones.
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5. En la Vista detalle de campos adicionales en la consola de administración de ASMS, seleccione la pestaña Centro de Costo, donde podrá definir los centros de costo/ingreso asociados a la factura y el porcentaje del valor de la factura asignado a cada centro de costo/ingreso.
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Ejemplo | Factura de compra de computadores. - Costo total: 4’000.000. - Centro de costos Preventa: 50% (2’000.000). Los centros de costo/ingreso se asocian de acuerdo a la clase de factura: centros de costo para proveedores y centros de ingreso para clientes. Los valores distribuidos en los centros de costo o ingreso se reflejan en la contabilidad asociada. Ver Contabilidad |
6. En la Vista detalle de campos adicionales en la consola de administración de ASMS, seleccione la pestaña Ci, donde podrá relacionar CIs a la factura.
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7. En la Vista detalle de campos adicionales en la consola de administración de ASMS, seleccione la pestaña Documentos, donde podrá asociar documentos (contratos, facturas u otros documentos) que se hayan creado previamente y que tengan relación con la factura seleccionada.
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8. En la Vista detalle de campos adicionales en la consola de administración de ASMS, seleccione la pestaña Archivos, donde podrá adjuntar archivos a la factura y hacer una breve descripción del contenido.
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Asociar facturas a proyectos
1. Para asociar facturas a un proyecto, ingrese a la consola de administración de ASMS, en la sección de Fianzas del menú principal, seleccione la opción Facturas. Defina un proyecto y en la vista de información, seleccione el botón Modo Asociar; esta opción le permitirá asociar facturas de otros proyectos al proyecto que esté seleccionado .
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2. Al hacer clic, el botón cambiará y se habilitará la sección Asociar al lado derecho de la pantalla; allí busque la factura por código y asóciela marcando la casilla de verificación. Luego haga clic en el botón Asociar.
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3. Al activar el Modo Asociar, en la vista detalle de la consola de configuración de ASMS se habilita la pestaña Asociar donde podrá consultar la factura por código y asociarla al proyecto, marcando la casilla de verificación y luego el botón Asociar
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4. De igual manera podrá desasociar la factura del proyecto marcando la casilla de verificación y luego haciendo clic en el botón Desasociar .
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