Definir grupos de usuarios y clientes hace que la administración de los especialistas en campo y la gestión de las órdenes de trabajo sea más sencilla.

La configuración de grupos de usuarios en Aranda FIELD SERVICE podrá realizarse en 3 categorías: Grupos Web, Grupos Móvil y Grupos cliente:

Creando Grupos de usuarios web.

1. Para crear los Grupos Web, ingrese a la consola de configuración de AFLS, en la sección de Administración del menú principal, seleccione la opción Grupos y la categoría Grupos Web. En la vista de información, seleccione el botón Nuevo y en la Vista Detalle podrá definir la información para grupos web y usuarios

Grupos de usuarios web

2. En la Vista detalle de Grupos Web en la consola de configuración AFLS, seleccione la pestaña Grupos Web, donde podrá completar información como nombre del grupo, descripción del grupo y seleccionar los roles (permisos) para el grupo definido.

Los roles que se pueden configurar para el grupo de usuarios web son:

3. En la Vista detalle de los Grupos web en la consola de configuración AFLS, seleccione la pestaña Usuarios, donde podrá asociar usuarios al grupo definido.

4. Para editar un Grupo Web, en la vista de información, seleccione un registro del Grupo de usuarios Web existentes y en la vista detalle podrá modificar la información requerida.

5. Para eliminar un grupo Web en la vista de información, seleccione un registro del listado de grupo de usuarios Web existentes y seleccione el ícono para eliminar la información asociada.

6. Al terminar de configurar los grupos de usuarios Web, Haga clic en Guardar en la Vista detalle de la consola de configuración AFLS, para confirmar los cambios realizados.

Creando Grupos de usuarios móviles

1. Para crear los Grupos móvil, ingrese a la consola de configuración de AFLS, en la sección de Administración del menú principal, seleccione la opción Grupos y la categoría Grupos Móvil. En la vista de información, seleccione el botón Nuevo y en la Vista Detalle podrá definir la información como grupos móvil, usuarios, habilidades y disponibilidad.

Grupos Móvil

2. En la Vista detalle de los grupos móvil en la consola de configuración AFLS, seleccione la pestaña Grupos Móvil, donde podrá completar información como nombre del grupo y descripción, asociar un proveedor y definir un estado.

Usuarios

3. En la Vista detalle de los grupos móvil en la consola de configuración AFLS, seleccione la pestaña Usuarios, donde podrá asociar los usuarios al grupo móvil.

Habilidades del usuario

4. En la Vista detalle de los Grupos móvil en la consola de configuración AFLS, seleccione la pestaña Habilidades, donde podrá configurar las habilidades específicas para para el grupo especialista en campo.

Disponibilidad del usuario

5. En la Vista detalle de los Grupos móvil en la consola de configuración AFLS, seleccione la pestaña Disponibilidad, donde podrá configurar la disponibilidad de tiempo del grupo para la atención del servicio.

6. Para editar un Grupo móvil, en la vista de información, seleccione un registro del Grupo de usuarios móvil existentes y en la vista detalle podrá modificar la información requerida.

7. Para eliminar un grupo móvil en la vista de información, seleccione un registro del listado de Grupo de usuarios móvil existentes y seleccione el ícono para eliminar la información asociada.

8. Al terminar de configurar los grupos de usuarios móvil, Haga clic en Guardar en la Vista detalle de la consola de configuración AFLS, para confirmar los cambios realizados.

Disponibilidad y habilidades heredadas a un especialista por un grupo móvil

Cuando un especialista se asocia a un grupo, este hereda las características de disponibilidad que se hayan determinado para dicho grupo.

En la configuración de usuarios móvil de AFLS podrá visualizar y diferenciar cuál es la disponibilidad del grupo y cuál la del usuario.

⚐ Nota: Desde esta instancia no se puede editar la disponibilidad del usuario.

Igualmente, el especialista hereda las habilidades que se hayan configurado para el grupo y estas se suman a las que tenga configuradas como usuario. Estas habilidades deben crearse en la opción de Habilidades para poder asociarlas al respectivo grupo.

⚐ Nota: Desde esta instancia no se pueden editar las habilidades del usuario.

Creando Grupos de clientes

1. Para crear los Grupos clientes, ingrese a la consola de configuración de AFLS, en la sección de Administración del menú principal, seleccione la opción Grupos y la categoría Grupos cliente.

Luego seleccione el botón Nuevo y en la vista de creación podrá completar los siguientes campos: nombre del grupo, descripción, estado, buscar y asociar los clientes que pertenecerán a este grupo.

2. Para editar un grupo, en el listado de configuración de grupos, seleccione el nombre del registro que se desea editar, se habilita la vista detalle donde podrá modificar la información requerida o desasociar uno o varios clientes del grupo.

3. Al terminar de configurar el grupo, haga clic en Guardar para confirmar los cambios realizados.

4. Para eliminar un grupo en el listado de configuración de grupos, seleccione el check de uno o varios registros y seleccione el botón para eliminar la información asociada.

⚐ Nota: Un grupo cliente no se puede inactivar si tiene uno o más clientes asociados.

Importación masiva de grupos de clientes

1. Para realizar una importación masiva de grupos de clientes ingrese a la consola de configuración de AFLS, en la sección de Administración del menú principal, seleccione la opción Grupos y luego Grupos Cliente. Seleccione el botón Importar.

La importación de grupos cliente es una funcionalidad que permite cargar grupos masivamente a Aranda FIELD SERVICE AFLS, por medio de un archivo .csv de excel, con un formato específico con el fin de gestionar y crear la información asi mismo realizar la asignación entre clientes y grupos.

El archivo de Excel debe ser .csv (valores separados por comas) y guardado con codificación UTF-8.

2. En la Vista de importación podrá cargar un archivo de los grupos de clientes que desea agregar o al seleccionar la opción EJEMPLO.CSV podrá descargar una plantilla para importar.

Estructura del archivo de grupos de clientes a importar:

Campos Groups_Client_Template.csv

3. En la Vista de importación seleccione la opción Arrastre o suba el archivo que va a importar para acceder a los registros de los grupos de clientes y cargar la información a importar. Se despliega la ventana del explorador de Windows donde se debe buscar y seleccionar el archivo .csv.

4. Después de seleccionar y cargar el archivo de importación de grupos de clientes, Haga clic en Aceptar en la vista de importación, para confirmar los cambios realizados y el sistema programará el procesamiento del archivo.

5. Para revisar el resultado del cargue ya sea exitoso o no se podrá visualizar mediante la interfaz gráfica de configuración > Gestión de eventos > Cargas Masivas.

Cargas Masivas

⚠ Advertencia: Al no lograr una importación exitosa de grupos de clientes, la aplicación le permitirá visualizar, modificar y reintentar el cargue de los registros o descargar el archivo para visualizar la razón de la no importación.