Crear CIs
1. Para crear activos o elementos de configuración, ingrese a la consola de administración de ASMS. En la sección de CMDB del menú principal, seleccione la opción CIs. Defina un proyecto y, en la vista de información, seleccione el botón Nuevo y complete los datos solicitados en las pestañas Detalles y Adicionales.
2. En la vista detalle podrá utilizar los campos de búsqueda o filtrar la información para organizar y encontrar activos o CIs.
3. Al hacer clic en Guardar, se habilitarán las demás pestañas y se generará un código QR que almacenará la información del CI. Para ver el código, haga clic en el botón Ver código QR.
4. En la vista detalle de CIs en la consola de administración de ASMS, seleccione la pestaña Histórico, donde podrá ver todos los eventos ocurridos con el CI y agregar comentarios. También puede crear una línea base marcando la opción Línea Base.
El histórico de la línea base será almacenado para consultas futuras o para restaurar la información del CI a un punto anterior. Puede comparar una línea base con otra haciendo clic sobre el ícono ver.
Se mostrará un cuadro comparativo como el siguiente:
5. En la vista detalle de CIs en la consola de administración de ASMS, seleccione la pestaña Carpetas, donde podrá asociar el CI a alguna de las carpetas creadas previamente. Para más información, consulte Ver Carpetas.
6. En la vista detalle de CIs en la consola de administración de ASMS, seleccione la pestaña Componentes, donde podrá agregar componentes que sean parte del CI. Para ello, haga clic en Nuevo, ingrese el nombre, la descripción y el tipo, y finalmente haga clic en Guardar.
7. En la vista detalle de CIs en la consola de administración de ASMS, seleccione la pestaña Aprobaciones, donde podrá visualizar los resultados de los procesos de aprobación para CIs.
También puede votar un proceso de aprobación que esté pendiente. Ver Aprobaciones.
8. En la vista detalle de CIs en la consola de administración de ASMS, seleccione la pestaña Usuarios, donde podrá asociar usuarios al CI. La lista de grupos de usuarios se obtiene de la información importada del Directorio Activo o de usuarios creados manualmente. Consulte Ver LDAP y Usuarios.
9. En la vista detalle de CIs en la consola de administración de ASMS, seleccione la pestaña Documentos, donde podrá asociar documentos adicionales al CI (contratos, facturas y otros documentos). Consulte Ver Contratos, Ver Facturas y Ver Otros documentos.
10. En la vista detalle de CIs en la consola de administración de ASMS, seleccione la pestaña Depreciación, donde podrá configurar los parámetros para calcular la depreciación del CI.
Para ver los resultados del cálculo, se requiere haber ingresado los valores de precio y fecha de entrega a la compañía en la pestaña Detalles.
11. En la vista detalle de CIs en la consola de administración de ASMS, seleccione la pestaña Usuarios, donde podrá configurar relaciones entre los activos y CIs que está editando.
Puede ver la gráfica de relaciones haciendo clic en el ícono.
12. En la vista detalle de CIs en la consola de administración de ASMS, seleccione la pestaña Service DESK, donde podrá relacionar el CI con los distintos tipos de caso.
13. En la vista detalle de CIs en la consola de administración de ASMS, seleccione la pestaña Artículos, donde podrá relacionar el CI con artículos de la base de conocimiento.
14. En la vista detalle de CIs en la consola de administración de ASMS, seleccione la pestaña Eventos, donde podrá relacionar el CI con eventos.
15. En la vista detalle de CIs en la consola de administración de ASMS, seleccione la pestaña Archivos, donde podrá adjuntar archivos y comentarios relevantes al CI.
Exportación masiva de CIs
1. Para exportar la información de CIs, en la sección de CMDB del menú principal, seleccione la opción CIs. Defina un proyecto y, en la vista de información, seleccione el botón Nuevo/Exportar Formato; esta opción le permitirá exportar la información con datos o sin datos para la actualización y/o creación de CIs.
⚐ Nota: Si al momento de realizar la exportación se tiene filtrado el listado por una categoría, solo se descargarán los datos correspondientes a dicha categoría.
2. Se habilita la ventana Exportar formato, donde debe seleccionar si requiere exportar el Formato vacío (creación de CIs y Relaciones) o Formato con datos (actualización de CIs y Relaciones). Haga clic en Exportar Formato.
3. Si descargó solo el formato vacío de uno de los tipos de CI, este se descarga automáticamente. Si descargó los formatos de todos los tipos de CI o uno de los tipos de CI con datos, el archivo se programará para su descarga, generando un mensaje informativo en la parte inferior de la pantalla.
⚐ Nota:
- Los archivos de CIs se descargarán por categoría.
- Los campos adicionales se descargarán como parte de la información de cada CI.
- Al importar el formato con el campo fecha de modificación vacío, se establecerá la fecha y hora actuales en UTC.
4. En el menú de encabezado de la consola de administración, seleccione la opción Notificaciones.
⚐ Nota: En la opción Notificaciones podrá visualizar el formato generado en estado Pendiente (Color naranja) y una vez finalice el proceso de exportación, cambiará a estado Completado (Color verde) con la fecha de descarga.
5. Al dar clic sobre la notificación, podrá descargar el archivo.
⚐ Nota: Al descargar el formato con datos se creará un archivo .zip que contendrá un archivo .xlsx por cada 7.000 registros exportados.
6. Diligencie el formato de acuerdo con la hoja Info, donde se describe de forma detallada la obligatoriedad y la información que se debe diligenciar en cada campo.
7. En la hoja Ci se deben diligenciar los datos de los CIs que se van a crear o actualizar.
8. En la hoja Relations puede crear relaciones de forma masiva entre los CIs. En la hoja, especifique el CI origen (Source), el CI a relacionar (Target) y el nombre de la relación (RelationName).
Importación masiva de CIs
9. Una vez guardado el archivo, haga clic en Nuevo/Importar.
10. En la vista de detalle del CI, en la ventana Importar, seleccione el ícono de selección para subir el archivo.
11. En el proceso de cargue masivo, podrá ejecutar reglas si están configuradas. Active el checkbox ubicado en la parte inferior del campo Archivo para programar la ejecución de las reglas correspondientes.
Al marcar el checkbox, se habilitará un campo para configurar el procesamiento por lotes, permitiendo definir un mínimo de 5 y un máximo de 50 lotes, los cuales se procesarán de manera sucesiva.
⚐ Nota:
- Al activar la ejecución de reglas en la carga masiva, el rendimiento del procesamiento puede verse afectado, generando un tiempo de ejecución mayor al esperado.
- Si durante el proceso de carga masiva se genera un error, los lotes ya procesados no se verán afectados. Las reglas se ejecutarán y, al finalizar, se generará un informe con los registros procesados exitosamente y los que presentaron fallas.
12. Haga clic en el botón Guardar para iniciar la importación o actualización del CI; el archivo se programará para su importación, generando un mensaje informativo que podrá visualizar en la parte inferior de la consola y en el panel de notificaciones.
⚐ Nota: Los CIs se procesarán en lotes de 3.000 para inserción y 500 para actualización. Se incluye progreso para este cargue y los siguientes pasos:
- Paso 1: Leyendo archivo.
- Paso 2: Validación de registros
- Paso 3: Guardando registros
- Paso 4: Actualizando registros
- Paso 5: Validación de relaciones
- Paso 6: Guardando relaciones
13. Al finalizar la importación, la notificación correspondiente pasará de color naranja a verde, indicando que ya se finalizó la importación.
14. Al dar clic sobre la notificación se despliega la ventana con los detalles de la importación.
15. Si durante la importación el archivo generó errores en uno o varios de sus registros, al visualizar los detalles de la importación podrá descargar un archivo con la información de los registros que presentaron error.
16. En la ventana detalles de importación, al seleccionar el ícono de registros no cargados, podrá descargar un archivo de Excel con los detalles de los errores generados durante la importación.
Depreciación de CIs
17. La sección de depreciación permite configurar el cálculo contable de los activos registrados en la CMDB, teniendo dos métodos disponibles:
Línea recta: distribuye la depreciación de manera uniforme durante toda la vida útil del activo. Cálculo: Depreciación anual = (Precio - Valor a Salvar) / Años de vida útil
- Características: ▪ Fácil de implementar y entender. ▪ El valor del activo disminuye en cuotas iguales cada año. ▪ Adecuado para activos cuyo desgaste es constante (ej. mobiliario, licencias de software con uso estable).
Suma de dígitos: aplica una depreciación acelerada, mayor en los primeros años y menor en los últimos. Cálculo: Se suman los dígitos de la vida útil (ej. para 3 años: 1+2+3 = 6). Cada año se asigna un factor proporcional: Año 1: 3/6 de la base Año 2: 2/6 de la base Año 3: 1/6 de la base
- Características: ▪ Refleja mejor la pérdida de valor real de activos que se vuelven obsoletos rápido (ej. equipos de TI). ▪ Más complejo de calcular. ▪ Útil para activos con alta depreciación inicial y menor al final.
Dependencias Para implementar la depreciación es necesario tener diligenciados los siguientes campos para realizar el cálculo: • Detalles del CI: Fecha de entrega a la compañía y Precio de adquisición del CI. • Campos de la pestaña depreciación: método, años, valor residual y periodo.
Historial de cambios • En la pestaña Histórico del CI se registran los cambios realizados en los campos que afectan la depreciación. • Por defecto, la visualización es anual y este campo no se guarda en la base de datos.
Roles Para configurar la sección de depreciación en las consolas de administración se requieren los siguientes permisos específicos: CI Manager y Administrator role.
Reportes (Tablas) La depreciación de un CI no tiene persistencia en base de datos, pero si es posible descargar la depreciación realizada en consola CMDB.
⚐ Nota: La visualización de la depreciación puede ser anual o mensual, según petición del usuario.