Los catálogos permiten configurar los valores predeterminados de ASMS, los que se usan con más frecuencia son:
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Tipo de registro: es el medio a través del cual se reportan las solicitudes de todo tipo de caso (requerimientos de servicio, incidentes, cambios, problemas, mantenimientos y liberaciones). Los medios predefinidos son: (email, móvil, teléfono, web). Adicional, el sistema reserva tres tipos de registro (Microsoft Teams, WhatsApp y Load Massive), lo que impide su creación manual por parte del usuario.
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Impacto: es una medida del efecto que un incidente, problema, servicio o cambio tiene sobre un proceso o un servicio. El impacto se usa para asignar prioridades junto con la urgencia.
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Urgencia: es una medida que permite saber cuánto tiempo pasará hasta que un incidente, problema o cambio tenga un impacto significativo en el negocio. Por ejemplo, un incidente de alto impacto puede tener una urgencia baja cuando el impacto afecta el negocio solo hasta el final del año financiero. La urgencia se usa para asignar prioridades junto con el impacto.
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Prioridad: la prioridad se basa en el impacto y la urgencia, y se usa para identificar el tiempo necesario para las acciones a tomar. Ej.: se puede configurar un acuerdo de nivel de servicio para 2 incidentes prioritarios que deben ser resueltos dentro de 12 horas.
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Unidad de medida: se define para facilitar la provisión de un servicio o para gestionar un activo de la organización. Ej.: metros de cable de red.
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Razón de reasignación: es el motivo por el cual se reasigna un caso a otro especialista.
Para todos los tipos de catálogos, es posible adicionar valores nuevos y/o eliminar valores existentes por defecto.
Para crear y editar catálogos diríjase al menú lateral izquierdo y haga clic en Configuración General > Catálogos.
Diligencie la información solicitada en las pestañas Detalles y Valores a la derecha de la pantalla:
En la pestaña Detalles ingrese los datos generales del catálogo.
En la pestaña Valores configure los ítems u opciones contenidos dentro del catálogo.
Exportar formato para Catálogos
1. Para exportar la información de catálogos, ingrese a la consola de administración de ASMS en la sección Configuración General del menú principal, seleccione la opción Catálogos. Ubíquese sobre un catalogo y en la vista de información, seleccione el botón Nuevo/Exportar Formato.
2. Se habilita la ventana Exportar Formato donde debe seleccionar si requiere exportar el formato vacío o con datos. Haga clic en Exportar Formato.
3. Si selecciona la opción Formato con datos se programa la descarga del archivo a través del panel de notificaciones, si selecciona la opción Formato vacío la descarga se hace de manera directa.
4. Si eligió la opción Formato con datos, haga clic en la opción Notificaciones para descargar el formato, tenga en cuenta que se exporta solo la información del catalogo sobre el cual se ubicó previamente.
⚐ Nota: La exportación de este módulo traerá la plantilla Excel sin información y en ella se podrá completar la respectiva información para la importación.
Importar formato para Catálogos.
⚐ Nota:
- Para los catálogos de fábrica no es posible modificar el nombre, tipo, descripción o estado, solo es posible agregar valores al catálogo.
- Para los catálogos tipo árbol, la jerarquía se agrega separando los valores con punto (.) en la columna ParentField.
1. Una vez diligenciado el formato, ingrese a la consola de administración de ASMS, en la sección Configuración General del menú principal, seleccione la opción Catálogos y en la vista información seleccione el botón Nuevo/Importar.
2. En la ventana Importar cargue el archivo y haga clic en el botón Guardar.
3. Despliegue el panel de notificaciones, allí se visualizará la importación en estado Pendiente y una vez finalice, pasará a estado Completado con la fecha de carga.
4. Haga clic sobre la notificación, allí se desplegará una ventana con los detalles de la creación y/o actualización de los catálogos y sus valores.
5. Si durante la importación el archivo generó error en uno o varios de sus registros, al visualizar los detalles de la importación será posible descargar un archivo con los detalles de los registros que generaron error.
Multilenguaje
Para configurar la opción de multilenguaje en catálogos debe tener en cuenta la documentación correspondiente a las traducciones. Ver Multilenguaje.