El flujo de trabajo determina el ciclo de vida de las órdenes de trabajo. Cada actividad diseñada en el flujo de trabajo será un paso que el especialista en campo debe llevar a cabo hasta finalizar un trabajo.
Un flujo de trabajo está conformado por estados, subestados, actividades, transiciones y razones que determinan el correcto funcionamiento del proceso estructurado por la organización. LA continuación se amplían los componentes más representativos del flujo de trabajo en AFLS:
⚐ Nota: La configuración de los flujos de trabajo le permitirá personalizar el proceso de acuerdo a las necesidades de ejecución de los servicios y reutilizar elementos del diagrama (subestados, transiciones) generado de forma automática.
Estados
En la configuración del flujo de trabajo de Aranda FIELD SERVICE existen tres fases o estados principales que agrupan el proceso de ejecución de la orden:
| Estado | Descripción |
|---|---|
| Abierta | Este estado corresponde a órdenes que aún no han sido asignadas a un especialista, son las órdenes recién creadas o que deben ser reagendadas para su ejecución. |
| En proceso | Este estado incluye todos los pasos que debe ejecutar el especialista en campo para llevar a cabo una tarea. Los subestados definidos dentro de este estado guiarán al especialista paso por paso. Dentro de este estado puede crear los subestados que desee, sin embargo, es importante mantener la simplicidad del proceso. |
| Ejecutada | La orden de trabajo finaliza en este estado, con dos posibles subestados: ejecutada o cancelada. |
Subestados
El especialista en campo recibe las órdenes en el estado “En proceso” y en este punto los subestados le sirven de guía para la ejecución de una orden. El ciclo de vida de las órdenes se rige por los subestados y sus transiciones. Al crear un subestado, el administrador puede configurar diferentes opciones que permiten adecuar el modelo al proceso de negocio:
| Sub Estado | Descripción |
|---|---|
| Sin Programar | Este sub estado es propio del sistema. Cualquier transición que llegue a este subestado hará que el motor se encargue automáticamente de seleccionar una nueva fecha y hora, así como un nuevo especialista que pueda atender la orden. |
| Programada | Este sub estado es propio del sistema. Una orden puede pasar del estado “sin programar” a estar “programada” a través de dos eventos: a través del motor de asignación, donde la herramienta programa la orden, o a través de un agendamiento manual. |
| Cancelado | Este subestado es propio al sistema. Corresponde a un estado terminal. Cuando la orden llega a este estado indica que no se cumplió el trabajo. |
| Ejecutado | Este subestado es propio del sistema. Es un estado terminal que indica que la orden se finalizó correctamente. |
Transiciones
Las transiciones son puntos intermedios o acciones entre dos Subestados y se representan con flechas o caminos. Las transiciones en el entorno móvil se convierten en “botones” que podrán utilizar los especialistas en campo o los agentes en la web para mover una orden de trabajo de un estado a otro.
⚐ Nota: Asignar un nombre adecuado a la transición determina la acción que deben ejecutar los especialistas en campo desde su dispositivo móvil durante la atención de una orden de trabajo
⚐ Ejemplo: Los nombres de las transiciones deben ser verbos infinitivos; por ejemplo, para pasar de un estado “En proceso” a otro “Escalado”, la transición debería llamarse “Escalar” y representa la acción que pueden tomar los especialistas en campo para modificar la orden.
Transiciones po Defecto
Las transiciones por defecto al ser activadas en las propiedades de la transición, serán prioridad dentro del flujo de trabajo durante la atención del servicio y se podrá visualizar como un botón en la consola de especialista.
Si existen dos transiciones (Aprobar/No Aprobar) para un subestado (Aprobación) debe marcarse una transición por defecto. En consecuencia las demás transiciones aparecerán en el menú de Acciones. Las transiciones por defecto están marcadas con una estrella.
Razones
Las razones se solicitarán al especialista en campo cuando cambie el estado de una orden de trabajo.